Barrierefreiheit bei PDFs: Wichtige Maßnahmen

Barrierefreiheit bei PDFs spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Kommunikation und Information. Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen stellen häufig PDF-Dokumente auf ihren Websites bereit, um Informationen zu teilen. Damit diese Dokumente für alle Nutzer – einschließlich Menschen mit Behinderungen – zugänglich sind, müssen sie barrierefrei gestaltet werden. Dies umfasst sowohl den Inhalt als auch die Struktur der PDFs.

Mit dem Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) ab Juni 2025 sind Unternehmen und Behörden verpflichtet, ihre digitalen Angebote, einschließlich PDF-Dokumente, barrierefrei anzubieten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Maßnahmen notwendig sind, um barrierefreie PDFs zu erstellen und warum dies für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Optimierung der Nutzererfahrung unerlässlich ist.

<h2 class="ratgeber_heading" id="Worum geht es bei der Barrierefreiheit von PDFs?" data-headline="Worum geht es bei der Barrierefreiheit von PDFs?"><span class="first_id_number">1.</span>Worum geht es bei der Barrierefreiheit von PDFs?</h2>

Die Barrierefreiheit von PDFs bezieht sich auf die Gestaltung von Dokumenten, die von assistiven Technologien wie Screenreadern, Vergrößerungssoftware oder alternativen Eingabegeräten problemlos interpretiert und genutzt werden können. Barrierefreie PDFs ermöglichen es Menschen mit Sehbehinderungen, kognitiven Einschränkungen oder motorischen Behinderungen, den Inhalt eines Dokuments vollständig zu verstehen und zu navigieren.

Ein barrierefreies PDF umfasst folgende Elemente:

1. Strukturierte Inhalte: PDFs müssen eine logische Struktur aufweisen, die es assistiven Technologien ermöglicht, den Inhalt korrekt darzustellen. Dazu gehören Überschriften, Listen, Tabellen und Absätze, die mit entsprechenden HTML-Tags versehen sind.
2. Textalternativen für Grafiken: Grafiken und Bilder müssen mit alternativen Texten (Alt-Texte) versehen sein, um den Inhalt der visuellen Elemente für blinde oder sehbehinderte Nutzer zugänglich zu machen.
3. Navigationshilfen: Barrierefreie PDFs bieten die Möglichkeit, mithilfe von Lesezeichen, Inhaltsverzeichnissen und einer klaren Überschriftenhierarchie zu navigieren, was die Bedienbarkeit erheblich erleichtert.

<h2 class="ratgeber_heading" id="Für wen gilt die Barrierefreiheit bei PDFs?" data-headline="Für wen gilt die Barrierefreiheit bei PDFs?"><span class="first_id_number">2.</span>Für wen gilt die Barrierefreiheit bei PDFs?</h2>

Die Barrierefreiheit von PDFs ist besonders wichtig für:

• Menschen mit Sehbehinderungen, die auf Screenreader oder Vergrößerungssoftware angewiesen sind, um Text zu lesen und durch das Dokument zu navigieren.
• Personen mit motorischen Einschränkungen, die alternative Eingabegeräte nutzen und auf eine klare Strukturierung des Dokuments angewiesen sind.
• Menschen mit kognitiven Einschränkungen, die von einer einfachen und übersichtlichen Navigation sowie klaren Inhalten profitieren.
• Nutzer mit Lernschwierigkeiten, die Dokumente mit klar strukturierten Informationen und Textalternativen für visuelle Inhalte besser verstehen können.

Durch das Bereitstellen barrierefreier PDF-Dokumente verbessern Unternehmen nicht nur die Zugänglichkeit, sondern fördern auch die Chancengleichheit im digitalen Raum. Zudem erfüllen sie die gesetzlichen Vorgaben, die durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und internationale Standards wie die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) vorgeschrieben sind.

<h2 class="ratgeber_heading" id="Hintergründe zur Barrierefreiheit von PDFs im Kontext des BFSG" data-headline="Hintergründe zur Barrierefreiheit "><span class="first_id_number">3.</span>Hintergründe zur Barrierefreiheit von PDFs im Kontext des BFSG</h2>

Im Rahmen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) wird es ab Juni 2025 für viele Unternehmen und öffentliche Stellen in Deutschland verpflichtend, digitale Inhalte, einschließlich PDF-Dokumente, barrierefrei bereitzustellen. Diese Verpflichtung geht auf die europäische Richtlinie (EU) 2019/882 zurück, die darauf abzielt, den Zugang zu digitalen Inhalten und Dienstleistungen für Menschen mit Behinderungen zu verbessern.

PDF-Dokumente sind ein häufig genutztes Format für behördliche Formulare, Unternehmensberichte und andere wichtige Dokumente. Ohne die entsprechenden Maßnahmen zur Barrierefreiheit bleiben diese Inhalte jedoch für viele Menschen unzugänglich. Die Barrierefreiheit von PDFs ist somit ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Barrierefreiheit und unverzichtbar, um den gesetzlichen Anforderungen und der Nutzerfreundlichkeit gerecht zu werden.

<h2 class="ratgeber_heading" id="Wichtige Faktoren für die Erstellung barrierefreier PDFs" data-headline="Wichtige Faktoren für die Erstellung barrierefreier PDFs"><span class="first_id_number">4.</span>Wichtige Faktoren für die Erstellung barrierefreier PDFs</h2>

Die Erstellung von barrierefreien PDFs erfordert die Beachtung bestimmter Richtlinien und die Anwendung spezifischer Maßnahmen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Aspekte, die bei der Gestaltung barrierefreier PDF-Dokumente berücksichtigt werden müssen:

1. Einsatz von Tags und strukturierten Inhalten
   • Barrierefreie PDFs basieren auf einer klaren Tag-Struktur. Diese Tags teilen dem Screenreader mit, wie der Inhalt des Dokuments zu interpretieren ist. Dazu gehören Tags für Überschriften, Listen, Tabellen und Absätze.
   • Achten Sie darauf, dass jedes Element im PDF korrekt getaggt ist, um eine klare Hierarchie und Lesbarkeit sicherzustellen.
2. Verwendung von Alternativtexten für Bilder
   • Bilder und Grafiken sollten mit alternativen Texten (Alt-Texte) versehen werden, die den Inhalt oder die Funktion der visuellen Elemente beschreiben. Dies ermöglicht es Nutzern mit Sehbehinderungen, die Informationen aus den Bildern durch Screenreader zu erhalten.
   • Der Alt-Text sollte präzise, aber nicht zu umfangreich sein und den Kern der visuellen Information vermitteln.
3. Barrierefreie Tabellen
   • Tabellen müssen korrekt strukturiert und getaggt sein, um ihre Inhalte verständlich darzustellen. Dazu gehört, dass Kopfzeilen (z. B. Spaltenüberschriften) als solche gekennzeichnet werden und die Zellen richtig verknüpft sind.
   • Achten Sie darauf, einfache Tabellen zu verwenden, da komplexe oder verschachtelte Tabellen von assistiven Technologien schwerer zu interpretieren sind.
4. Verständliche und einheitliche Überschriftenhierarchie
   • Eine klare Überschriftenstruktur erleichtert die Navigation im Dokument und ermöglicht es Nutzern, den Inhalt besser zu verstehen. Jedes Kapitel oder jeder Abschnitt sollte durch eine entsprechende Überschrift (z. B. H1, H2, H3) gekennzeichnet werden.
   • Diese Struktur ermöglicht es Nutzern, mithilfe von Screenreadern oder Inhaltsverzeichnissen durch das Dokument zu navigieren.
5. Verwendung von Lesezeichen und Inhaltsverzeichnissen
   • Lesezeichen und Inhaltsverzeichnisse bieten Nutzern die Möglichkeit, sich schnell im Dokument zurechtzufinden und zu den relevanten Abschnitten zu springen. Sie sind besonders wichtig in längeren Dokumenten, um eine barrierefreie Navigation zu gewährleisten.
6. Farbkontraste und Textdarstellung
   • Achten Sie darauf, dass der Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund ausreichend hoch ist. Dies gilt besonders für farbige Texte, Diagramme oder Schaltflächen in interaktiven PDFs.
   • Verwenden Sie Schriftarten und -größen, die für alle Nutzer leicht lesbar sind. Der Text sollte auch bei Vergrößerung des Dokuments klar und lesbar bleiben.
7. Vermeidung von Scans und gescannten PDF-Dokumenten
   • Scans von Textdokumenten sind nicht barrierefrei, da sie in der Regel als Bilder behandelt werden und nicht von Screenreadern erkannt werden können. Vermeiden Sie das Hochladen von gescannten PDFs oder verwenden Sie Texterkennungssoftware (OCR), um den Text maschinenlesbar zu machen.

<div class="section_zuhause_cta-sektion background-color-cta"><div class="padding-global"><div class="container-large"><div data-w-id="3d935114-99d3-deb0-5e95-aa4fe8150333" class="separator" style="transform: translate3d(0%, 0px, 0px) scale3d(1, 1, 1) rotateX(0deg) rotateY(0deg) rotateZ(0deg) skew(0deg, 0deg); transform-style: preserve-3d; opacity: 1;"></div><div class="padding-medium"><div class="w-layout-grid zuhause_cta-sektion_component"><div class="zuhause_cta-sektion_content-left"><h3 class="heading-style-h4">Führen Sie einen kostenlosen Accessibility Check durch.</h3></div><div id="w-node-_0ee7ec7a-e785-0dbf-2124-dcf554c728c5-19923c87" class="zuhause_cta-sektion_content-right"><div><div class="zuhause_cta-sektion_form-block hide w-form"><form id="email-form" name="email-form" data-name="Email Form" method="get" class="zuhause_cta-sektion_form" data-wf-page-id="66ba11e23a4fd4ee19923c87" data-wf-element-id="0ee7ec7a-e785-0dbf-2124-dcf554c728ca" aria-label="Email Form"><div class="signup-form-wrapper cc-cta"><input class="form_input border-color w-input" maxlength="256" name="email-2" data-name="Email 2" placeholder="Ihre Website URL" type="email" id="email-2" required=""><input type="submit" data-wait="Please wait..." class="button w-button" value="Jetzt Prüfen"></div></form><div class="success-message w-form-done" tabindex="-1" role="region" aria-label="Email Form success"><div class="success-text">Vielen Dank! Ihre Anmeldung wurde erhalten!</div></div><div class="error-message w-form-fail" tabindex="-1" role="region" aria-label="Email Form failure"><div class="error-text">Hoppla! Beim Absenden des Formulars ist ein Fehler aufgetreten.</div></div></div><a href="/bfsg-pruefung" class="button w-inline-block"><div>Jetzt prüfen lassen</div></a></div></div></div></div></div></div></div>

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<h2 class="ratgeber_heading" id="Checkliste für barrierefreie PDFs" data-headline="Checkliste für barrierefreie PDFs"><span class="first_id_number">5.</span>Checkliste für barrierefreie PDFs</h2>

Um sicherzustellen, dass Ihre PDF-Dokumente barrierefrei sind, können Sie folgende Checkliste nutzen:

1. Sind alle Inhalte korrekt getaggt (Überschriften, Absätze, Listen)?
2. Verfügen alle Bilder über präzise Alt-Texte?
3. Sind die Tabellen einfach und korrekt strukturiert?
4. Ist die Überschriftenhierarchie klar und verständlich?
5. Enthält das Dokument Lesezeichen und ein Inhaltsverzeichnis?
6. Sind Farbkontraste und Textdarstellung optimal?
7. Wurden gescannte PDFs vermieden oder durch OCR bearbeitet?

Es gibt verschiedene Tools und Programme, die Unternehmen bei der Erstellung und Überprüfung barrierefreier PDFs unterstützen. Zu den wichtigsten gehören:

• Adobe Acrobat Pro: Bietet umfassende Funktionen zur Erstellung und Überprüfung barrierefreier PDFs, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente zu taggen und auf Barrierefreiheitsstandards zu prüfen.
• PAC 3 (PDF Accessibility Checker): Ein kostenloses Tool, das speziell zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDFs entwickelt wurde und detaillierte Berichte über potenzielle Probleme erstellt.
• CommonLook PDF: Eine erweiterte Softwarelösung für die Erstellung, Bearbeitung und Validierung barrierefreier PDF-Dokument

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<h2 class="ratgeber_heading" id="Barrierefreie PDFs als Standard für digitale Zugänglichkeit" data-headline="Fazit"><span class="first_id_number">6.</span>Barrierefreie PDFs als Standard für digitale Zugänglichkeit</h2>

Die Barrierefreiheit von PDFs ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Barrierefreiheit. Unternehmen, die ihre PDF-Dokumente barrierefrei gestalten, erfüllen nicht nur die Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG), sondern verbessern auch das Nutzererlebnis für alle Menschen. Mit den richtigen Maßnahmen – von strukturierten Inhalten über Alternativtexte bis hin zu klaren Navigationshilfen – stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente von jedem Nutzer, unabhängig von dessen Einschränkungen, verstanden und genutzt werden können. Barrierefreie PDFs tragen somit nicht nur zur gesetzlichen Compliance bei, sondern fördern auch die digitale Inklusion und Chancengleichheit.

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